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Retenciones y obligaciones formales
Son las contingencias más fáciles de detectar para la Administración y las más baratas de evitar. También las que más se ignoran en las revisiones apresuradas, porque el importe unitario es pequeño: el problema es que se multiplica por el número de perceptores y por los ejercicios abiertos.
El retenedor responde aunque no haya retenido
La obligación de retener e ingresar es autónoma del pago al perceptor. Si la sociedad no practicó la retención debida, la Administración puede exigirle el importe no retenido, con sus intereses y su sanción, con independencia de que el perceptor haya declarado o no esa renta. Es una responsabilidad propia del pagador, y por eso las regularizaciones de retenciones son tan frecuentes: no requieren discutir la deducibilidad de nada, basta con comprobar tipos y bases.
Qué se revisa
Retenciones de IRPF
- Rendimientos del trabajo (modelo 111 y resumen 190). Tipos aplicados y su regularización a lo largo del año, tratamiento de las retribuciones en especie y su ingreso a cuenta, indemnizaciones por despido y su exención, y atrasos.
- Rendimientos de actividades profesionales. Facturas de profesionales sin retención o con tipo incorrecto, y aplicación indebida del tipo reducido de inicio de actividad.
- Arrendamientos de inmuebles urbanos (modelo 115 y resumen 180). Retención sobre la renta de locales y naves, incluidos los arrendados por partes vinculadas, que es donde con más frecuencia se olvida.
- Capital mobiliario (modelo 123). Dividendos distribuidos, intereses de préstamos de socios y otras rentas del capital.
Retenciones a no residentes
El modelo 216 y su resumen anual son un foco de riesgo creciente. Se revisan los pagos al extranjero por servicios, cánones, intereses y dividendos; la correcta aplicación de la exención o del tipo reducido del convenio de doble imposición correspondiente; y, muy especialmente, la existencia del certificado de residencia fiscal en vigor del perceptor. Sin certificado válido, la aplicación del convenio decae y procede la retención al tipo interno, con la diferencia como contingencia. Está desarrollado en fiscalidad internacional.
Obligaciones formales e informativas
- Declaraciones informativas. Modelos 190, 180, 193, 347 de operaciones con terceros, 349 de operaciones intracomunitarias, 232 de operaciones vinculadas y 720 de bienes en el extranjero cuando proceda.
- Libros registro. Llevanza, contenido y plazos, y coherencia con las autoliquidaciones presentadas.
- Facturación. Requisitos del reglamento de facturación, numeración correlativa, facturas rectificativas y conservación.
- Sistemas informáticos de facturación. Adecuación del software empleado a los requisitos de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad exigidos por la normativa antifraude, cuestión que conviene verificar por su régimen sancionador específico y por el coste de sustituir un sistema no conforme.
- Suministro inmediato de información. En las entidades obligadas, cumplimiento de los plazos de remisión y cuadre entre lo suministrado y lo autoliquidado.
Cómo se cuantifica
En retenciones, la contingencia es la diferencia entre lo retenido y lo que debió retenerse, con intereses y sanción, multiplicada por el número de perceptores afectados y por los ejercicios no prescritos. En obligaciones formales, la cuantificación se hace por aplicación directa del régimen sancionador correspondiente a cada incumplimiento, teniendo en cuenta que muchas sanciones formales se calculan por dato o por conjunto de datos omitidos o inexactos, de modo que el importe crece con el volumen de información afectada.
Retenciones y obligaciones formales
Si el trabajador ya declaró la renta, ¿sigue habiendo contingencia?
La obligación de retener es autónoma, de modo que el incumplimiento existe y es sancionable. Ahora bien, cuando el perceptor ha declarado e ingresado el impuesto correspondiente, la Administración no puede exigir de nuevo la cuota al retenedor sin producir un enriquecimiento injusto, criterio consolidado en la jurisprudencia. Lo que sí subsiste en todo caso son los intereses y la sanción. Por eso en la cuantificación se distingue entre el escenario con y sin acreditación del ingreso por el perceptor.
¿Qué pasa si falta el certificado de residencia fiscal?
Que no puede aplicarse la exención ni el tipo reducido del convenio, y procede la retención al tipo previsto en la normativa interna. La contingencia es la diferencia, con intereses y sanción, por todos los pagos afectados. Es especialmente relevante en sociedades que pagan servicios, licencias o software a proveedores extranjeros de forma recurrente. El certificado tiene además un periodo de validez limitado, por lo que hay que comprobar que estaba vigente en la fecha de cada pago.
¿Son graves las sanciones por incumplimientos formales?
Individualmente son moderadas, pero se acumulan por dato omitido o incorrecto y por ejercicio, de modo que en sociedades con muchos proveedores o muchos perceptores el resultado agregado puede ser considerable. Además, hay incumplimientos formales con régimen sancionador reforzado, como los relativos a sistemas informáticos de facturación o a determinadas declaraciones informativas, donde el importe deja de ser menor.
¿Es fácil regularizar antes del cierre de la operación?
Suele serlo, y es la vía más eficiente. Presentar las declaraciones informativas omitidas y complementarias de retenciones antes de que exista requerimiento sustituye la sanción por un recargo por presentación extemporánea. Cuando el volumen es manejable, es habitual pactar que el vendedor regularice como condición previa al cierre, con acreditación documental del ingreso.
¿Tiene una operación sobre la mesa?
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